Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy często zaczyna się od z pozoru niedużych trudności. Jeden dział prowadzi własne zestawienia, inny korzysta z osobnych plików, a część informacji jest przekazywana pocztą elektroniczną lub w formie papierowych dokumentów. Przy małej liczbie operacji taki sposób działania może nie powodować większych komplikacji, jednak wraz ze wzrostem liczby klientów, zamówień i dokumentów coraz nie najłatwiej utrzymać spójność danych.

Właśnie na tym etapie pojawia się wymaganie przeanalizowania, jak powinien działać system informatyczny i jakie zadania ma realnie wykorzystywać. Oprogramowanie Comarch może być rozpatrywane w zależności od zakresu działalności oraz potrzeb konkretnej organizacji, niemniej jednak przed wyborem rozwiązania warto najpierw opisać dzisiejsze procesy. Pominięcie tego kroku na prawdę często prowadzi do sytuacji, w której system zostaje skonfigurowany zgodnie z ogólnym schematem, a nie w zgodzie z rzeczywistym przebiegiem pracy. W przyszłości pojawiają się dodatkowe arkusze, ręczne poprawki i czynności realizowane poza zasadniczym systemem, czyli szczegółowo te kłopoty, które miały zostać ograniczone.

Istotnym etapem jest przygotowanie danych użytych do przeniesienia. W praktyce nie każda informacja znajdująca się w starych bazach powinna trafić do nowego środowiska. Przez lata mogą powstawać nieużywane kartoteki, powielone dane kontrahentów, stare cenniki czy zapisy dotyczące procesów, które już nie występują. Migracja wszystkiego bez wcześniejszego sprawdzenia zwiększa ilość danych wymagających późniejszej obsługi. Z drugiej strony zbyt daleko idące ograniczenie zakresu może utrudnić dostęp do informacji potrzebnych przy rozliczeniach albo analizie wcześniejszych operacji. Dlatego podczas przygotowań powinno się ustalić, które dane są niezbędne, które powinno się uporządkować, a które można pozostawić w archiwum. Dotyczy to również dokumentów i powiązań między nimi. O ile informacje mają być wykorzystywane przez kilka działów, sposób ich zapisania powinien być spójny, ponieważ błędnie przygotowane dane mogą później wpływać na raporty, zestawienia oraz kolejne operacje.

Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko kwestie powiązane z konfiguracją systemu. Bardzo istotną częścią prac jest przełożenie dotychczasowych zasad działania firmy na dokładnie określone funkcje i procedury. W pewnych przypadkach okazuje się, że przyjęty wcześniej sposób wykonywania zadania wynikał jedynie z ograniczeń starego programu. W innym przypadku system może wymagać określenia dodatkowych reguł, np dotyczących obiegu dokumentów, uprawnień użytkowników albo momentu zatwierdzania określonych operacji. Takie decyzje mają praktyczne konsekwencje. O ile uprawnienia zostaną ustawione zbyt szeroko, nie najłatwiej kontrolować, kto może modyfikować dane. O ile będą zbyt ograniczone, pracownicy mogą być zmuszeni do przekazywania obowiązków innym osobom. Dokładnie tak samo wygląda kwestia automatyzacji. Nie każdą czynność warto automatyzować tylko dlatego, że system daje taką sposobność. Najpierw trzeba ustalić, czy dana operacja jest powtarzalna, według jakich zasad przebiega i co trzeba stać w sytuacji odstępstwa od standardowego scenariusza.

Po uruchomieniu nowego rozwiązania pojawia się jeszcze okres obserwacji jego działania. To właśnie wtedy można zauważyć sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas wcześniejszych rozmów i testów. Pracownik może wykonywać określone zadanie inaczej, niż zakładano, jeden proces może wymagać danych powstających w innym dziale, a nietypowe zamówienie może wymagać dodatkowego sposobu obsługi. Dlatego testowanie powinno obejmować nie tylko i wyłącznie typowe przypadki, niemniej jednak też błędne dane, korekty i sytuacje niesamowite. W przypadku gdy wykorzystywane jest oprogramowanie Comarch, znaczenie ma także sposób współpracy poszczególnych modułów oraz potencjalnych systemów zewnętrznych. Zmiana jednego detalu może wpływać na wymianę informacji w innych obszarach. Wdrożenia Comarch wymagają zatem spojrzenia na cały proces, a nie jedynie na pojedynczą funkcję kodu. Dopiero wtedy można poprawnie ocenić, które rozwiązania odpowiadają przyjętym zasadom pracy, gdzie potrzebne są dodatkowe ustalenia i jakie ograniczenia należy uwzględnić w zwyczajnym korzystaniu z systemu.

Źródło: firma it łódź.